La raison la plus courante pour implémenter une Task Force est lorsqu’un projet ou un programme a besoin d’être récupéré. Dans ce cas précis, la Task Force joue un rôle spécifique, tout comme les pompiers. Cependant, dans certaines situations, une Task Force est mise en place par mesure de précaution.

De nombreuses entreprises sont confrontées à des initiatives complexes et à grande échelle qui peuvent prendre la forme d’un projet, d’un programme ou d’une gestion de portefeuille devant fournir des résultats spécifiques.

L’approche traditionnelle de la gestion d’un projet ou programme est parfois insuffisante en situation de crise. Par conséquent, de nombreuses entreprises demandent un soutien spécialisé pendant cette période de gestion de crise.

L’approche traditionnelle pour la gestion des livraisons d’un projet ou programme selon les délais, les budgets et les spécifications est parfois insuffisante en situation de crise.

Cet article décrit brièvement certaines approches pratiques que j’utilise pour récupérer la gestion de projets critiques pour l’entreprise et de projets à grande échelle, complexes et parallèles.

La perspective de l’entreprise sera prédominante lors de la discussion des différents aspects impliqués dans un groupe de travail. A la fin de cet article, vous aurez une meilleure compréhension de la façon de mettre en œuvre et de travailler avec un groupe de travail.

Dans cette publication sur la gestion et l’organisation du travail avec une Task Force, je vais considérer cinq domaines majeurs pour la mise en œuvre réussie d’un groupe de travail :

1. Gouvernance : définir clairement les rôles, les responsabilités et les résultats généraux de l’entreprise
2. Calendrier : mettre en œuvre des actions spécifiques à réaliser dans les délais convenus
3. Activités : la planification et la récupération des projets individuels, ainsi que du programme global
4. Emplacement fonctionnel : superviser les opérations de récupération du projet et/ou du programme sur place
5. Gestion financière et opérationnelle : mise en œuvre de processus spécifiques, de pratiques financières et de barrières de contrôle globales

Qu’est-ce qu’un groupe de travail Task Force ?

Un « groupe de travail » Task Force est un petit groupe de personnes qui réunit un ensemble spécial de compétences pour résoudre des problèmes commerciaux spécifiques.

Les personnes sont sélectionnées au sein des organisations commerciales ou sont amenées de l’extérieur. Ils possèdent souvent un large éventail de compétences techniques, managériales et entrepreneuriales diverses et pratiques, ainsi qu’une approche multidisciplinaire éprouvée.

Un groupe de travail Task Force possède un large éventail de compétences techniques, managériales et entrepreneuriales diverses et pratiques, ainsi qu’une approche multidisciplinaire éprouvée.

Parfois, la Task Force peut porter le nom d’une « équipe de projets spéciaux », d’un « programme de redressement », d’une « équipe de sauvetage » travaillant soit avec le PMO (Project Management Office) et, dans certains cas particuliers, directement avec les dirigeants d’entreprise de niveau C ou le comité d’investissement.

Quel que soit son nom, une Task Force est créée pour résoudre des problèmes spécifiques et constitue une structure opérationnelle limitée dans le temps.

Quand utiliser une Task Force

Une entreprise peut envisager la mise en place d’une Task Force dans les situations suivantes :

• la reprise d’un projet ou d’un programme qui a échoué ou est en difficultés

et/ou

• comme mesure de précaution pour un projet ou un programme critique pour l’entreprise

Dans la deuxième situation, une entreprise peut grandement bénéficier d’une Task Force, en particulier lorsque le chemin critique d’un projet particulier ou d’une partie d’un grand programme peut dévier et donc avoir un impact négatif sur d’autres projets ou sur le programme global.

Mettez en place une Task Force pour la reprise d’un projet/programme qui a échoué ou comme mesure de précaution pour tous les projets/programmes critiques pour l’entreprise.

Cependant, dans certaines situations, l’effort de mise en place d’une Task Force ne se justifie pas. En effet, une Task Force est essentielle pour les projets parallèles, à grande échelle et complexes, et non pour les projets ou programmes spéculatifs, séquentiels et/ou faciles.

Dans cette dernière situation, la mise en œuvre d’une couche supplémentaire dans la gestion du projet/programme sera perçue comme un ajout inutile.

1 – La gouvernance de la Task Force

La structure de gouvernance clarifie non seulement les rôles, les responsabilités et les résultats généraux de l’entreprise. Elle guide et fournit également un leadership de niveau C, ainsi qu’une supervision générale et spécifique de tous les domaines d’activité. En outre, elle inclut également une meilleure gestion des départements fonctionnels impliqués dans l’exécution des résultats généraux de l’entreprise.

La mise en œuvre de la gouvernance de la Task Force au tout début d’un mandat permettra de lier stratégiquement non seulement les résultats finaux de l’entreprise mais également les efforts opérationnels quotidiens.

La mise en œuvre de la gouvernance du groupe de travail au tout début d’un mandat permettra d’établir un lien stratégique non seulement avec les résultats finaux de l’entreprise, mais aussi avec les efforts opérationnels et de récupération quotidiens.

En général, la gestion de projet possède une structure de gouvernance simple. La gestion quotidienne des opérations et la livraison des lots de travaux définis sont sous la responsabilité d’un chef de projet. Le chef de projet n’a rien à voir avec la stratégie globale de l’entreprise.

En revanche, les programmes ont une structure de gouvernance plus complexe car ils prennent en compte l’impact à long terme sur les opérations et la stratégie de l’entreprise.

Généralement, la gestion des programmes est liée à des transformations profondes de l’entreprise et a un impact significatif. Dans la majorité des cas, l’échec ou le succès d’un programme décidera de la viabilité d’une entreprise dans son ensemble.

Par conséquent, la gestion de programme aura besoin d’un niveau de gouvernance, d’influence et d’autorité plus élevé pour prendre les mesures nécessaires.

Une approche logique, transparente et bien définie de la gouvernance est essentielle au succès de la Task Force. A l’inverse, une structure de gestion chaotique, des rôles et des responsabilités qui se chevauchent, ainsi que des jeux politiques tolérés et qui prennent du temps, bloqueront l’efficacité de la Task Force.

2 – Le calendrier de la Task Force

Très souvent, une Task Force fonctionnera avec des délais serrés.

Alors que les projets sont généralement conçus autour d’un calendrier précis, les programmes sont associés aux résultats globaux de l’entreprise, tels que la mise sur le marché d’un produit ou de services spécifiques.

Un gestionnaire de projet veillera à ce que le cadre et les activités du projet soient livrés à temps, dans le respect du budget et conformément aux spécifications reçues de haut en bas. Par conséquent, la majeure partie du travail quotidien d’un chef de projet consiste à gérer et à négocier les changements quotidiens tels que l’affectation des ressources, les rapports ascendants, le respect des spécifications, du calendrier et du budget.

Les obstacles politiques risquent de compromettre non seulement le calendrier de livraison, mais aussi les résultats commerciaux attendus du groupe de travail.

Un directeur de programme devra non seulement traiter avec le comité d’investissement et le comité de pilotage, mais aussi superviser la mise en œuvre opérationnelle de la stratégie commerciale. Un rapport et un examen périodiques de l’avancement du programme garantiront l’alignement sur la stratégie commerciale globale.

Dans les deux cas, la Task Force aura besoin d’une approche « carte blanche ».

Les obstacles politiques tels que la nécessité de parvenir à un consensus sur chaque décision risquent de compromettre non seulement le calendrier de mise en œuvre mais aussi les résultats commerciaux attendus de la Task Force elle-même.

3 – Les activités de la Task Force

Des connaissances spécifiques des activités de gestion fonctionnelle et opérationnelle, ainsi qu’une approche multidisciplinaire des compétences techniques, managériales et entrepreneuriales sont nécessaires pour la planification et la récupération de projets individuels et/ou d’un programme.

En situation de crise, les membres de la Task Force devront savoir comment couvrir dans les plus brefs délais le travail pratique qui est nécessaire de toute urgence.

Cette approche permettra non seulement de relâcher la pression mais aussi de créer un climat de confiance et d’améliorer le moral de l’organisation. Parfois, il n’est tout simplement pas possible de trouver et d’embaucher un employé juste pour quelques solutions mineures et courtes qui sont nécessaires de toute urgence dans certains domaines fonctionnels.

Idéalement, les membres du groupe de travail doivent avoir les compétences nécessaires pour effectuer le travail et/ou coacher rapidement les autres.

Par conséquent, si nécessaire, les membres de la Task Force doivent disposer des compétences nécessaires pour effectuer le travail et/ou coacher rapidement les autres.

Au niveau du projet, les managers effectuent toujours des activités techniques au quotidien. Au niveau du directeur de programme, nous n’avons pas les mêmes activités quotidiennes, mais une connaissance pratique détaillée des domaines fonctionnels sera utile.

Un coaching efficace à tous les niveaux sera certainement utile lorsque le programme implique des activités de haute technologie.

4 – Le lieu fonctionnel de la Task Force

Dans certaines organisations commerciales, un PMO d’entreprise (soit le Bureau de Gestion de Projets dans l’Entreprise) est situé au siège de la société. Il n’a que peu ou pas de retour d’information sur les conditions opérationnelles sur site.

En même temps, une Task Force devra souvent s’occuper de plusieurs projets et programmes de changement qui ont échoué (ou qui sont sur le point d’échouer).

Il ne fait aucun doute que la supervision des opérations de récupération du projet et/ou du programme sur site est obligatoire pour une équipe de Task Force. En plus de fournir le soutien pratique nécessaire et un coaching fonctionnel approfondi, la Task Force se concentrera sur l’élaboration d’une nouvelle approche opérationnelle permettant d’éviter l’échec de futurs projets et/ou programmes.

La supervision du projet sur site et/ou des opérations de reprise du programme est obligatoire pour une équipe de la Task Force.

Être proche des équipes sur site (et loin du PMO) en tant que Task Force offre plusieurs avantages :

• une identification agile des déviations des projets et/ou des programmes,
• une réduction de la bureaucratie par la réduction significative des gestionnaires de projets et/ou de programmes,
• une réduction de la paperasserie et de la paralysie de l’analyse (par exemple, de multiples mémos, réunions, reprogrammations, ré-estimations).

Lorsqu’une Task Force efficace est présente sur le site, un temps énorme est gagné en abandonnant toutes les formalités inutiles, les politiques internes telles que la recherche active d’un coupable, et l’application « à la lettre » des méthodologies de gestion de projet et/ou de programme.

5 – La Task Force Gestion financière et opérationnelle

Une équipe de la Task Force ne devra pas remplacer les processus existants, ni les pratiques financières, et encore moins les portes de contrôle générales.

Les membres de ce « commando temporaire » se conformeront simplement au mandat de l’entreprise. Par conséquent, ils fourniront les résultats nécessaires dans le délai le plus court possible et avec le plus petit investissement.

Il est du devoir des membres du groupe de travail d’identifier les connexions et les dépendances entre les projets du programme et d’apporter les corrections nécessaires au niveau du projet et du calendrier de livraison. Bien souvent, ces corrections dépendront non seulement de la qualité des départements fonctionnels existants, mais aussi de la culture de l’organisation et de son approche du changement.

Les membres de la task force devront simplement agir comme un « commando temporaire ».

Par conséquent, la capacité à gérer en permanence les opérations quotidiennes du projet tout en gardant un œil sur le résultat global du programme et la stratégie commerciale est un facteur important pour le succès de la reprise.

Une task force ne pas « gérer par exception » mais plutôt suivre toutes les opérations sur site au niveau du projet ou du programme. Par conséquent, une approche agile de la gestion financière et opérationnelle est primordiale.

Habituellement, la Task Force fait un rapport aux cadres commerciaux de niveau C ou à la haute direction sur les changements, les besoins et les réponses prises au niveau financier et opérationnel.

Parce qu’en pratique, il n’y a pas de leader « en soi » au sein d’une équipe de Task Force, le processus de rapport est plus rapide, concis et immédiatement utilisable par le Comité d’investissement et le Comité de pilotage.

Des rapports lourds avec des milliers de pages à lire et des dizaines de présentations et de réunions annihileront l’élan agile qui est nécessaire lors de la récupération d’un projet et/ou d’un programme particulier.

En bref, la Task Force intégrera le changement commercial nécessaire dans le cadre financier et opérationnel existant. Ses membres devront veiller à ce que le redressement aille dans la bonne direction. Ils agiront également de manière préventive sur les déviations possibles et réduiront l’impact négatif, contribuant ainsi à stabiliser la situation d’urgence.

Conclusion

Dans cet article, j’ai rapidement analysé quand et comment utiliser au mieux la forte capacité d’exécution d’une Task Force. Nous avons ainsi noté qu’une Task Force agira généralement en marge des processus d’entreprise habituels et aura besoin d’une approche agile pour stabiliser une situation de crise.

Une Task Force agira généralement en marge des processus d’entreprise habituels et aura besoin d’une approche agile pour stabiliser une situation de crise.

Parfois, les projets auront un impact important sur une entreprise dans son ensemble. Dans d’autres cas, le(s) résultat(s) d’un programme peut(vent) avoir un impact non seulement sur un domaine fonctionnel mais aussi sur la viabilité de l’entreprise elle-même.

Dans les deux cas, une mauvaise direction et une forte politique interne peuvent conduire une entreprise à dépenser d’énormes budgets sans résultat.

C’est pourquoi une Task Force aura besoin non seulement du soutien total des cadres supérieurs de niveau C mais aussi d’un pouvoir de décision tout en agissant temporairement pour résoudre le problème de l’entreprise.

Les membres de l’équipe de la Task Force sont généralement très efficaces si l’organisation de l’entreprise est elle-même :

• communique clairement sur les résultats nécessaires,
• coopère pleinement avec les diverses équipes impliquées,
• et est capable de résoudre les conflits qui mènent à une situation de crise spécifique.

Enfin, l’objectif principal d’une Task Force est d’assurer une transition en douceur vers le « business as usual ».

Message à retenir au sujet d’une Task Force

Tous les membres d’une Task Force doivent maîtriser au moins un domaine fonctionnel de l’entreprise (par exemple, le marketing, l’informatique, les opérations, la comptabilité financière).

Certaines entreprises n’envisagent la mise en place d’une Task Force que lorsque la situation est critique. Dans d’autres situations, nous pouvons trouver une Task Force pour des projets de faible priorité et simplistes mais qui ont seulement besoin d’une meilleure méthodologie et les bonnes personnes qualifiées.

Par conséquent, la différence entre le succès et l’échec de telles initiatives de redressement est souvent définie par une évaluation correcte des besoins de l’entreprise.

• Une Task Force est une équipe de gestion des opérations spéciales, mais avec une approche multidisciplinaire et pratique.

• Tous les membres d’une Task Force doivent maîtriser au moins un domaine fonctionnel de l’entreprise (par ex. le marketing, l’informatique, les opérations, la gestion des ressources humaines, la gestion des ressources humaines, etc.(par exemple, le marketing, l’informatique, les opérations, la comptabilité financière).

• Envisagez la mise en place d’une Task Force pour la reprise d’un projet/programme qui a échoué et/ou comme mesure de précaution pour un projet ou un programme critique pour l’entreprise.

• Une Task Force doit posséder une capacité agile à la fois pour résoudre une situation de crise et pour stabiliser les opérations de l’entreprise.

• En raison de la nature temporaire et hautement agile de cette structure organisationnelle particulière, la Task Force aura besoin non seulement du soutien total des cadres supérieurs de niveau C, mais aussi d’un pouvoir de décision sur place.

• Le principal objectif d’une Task Force est d’assurer une transition en douceur vers le « business as usual ».

• Conservez une Task Force aussi longtemps que le problème persiste (minimum 1 mois à maximum 2 ans).

Note explicative à propos de cet article

L’objectif principal d’une Task Force est d’assurer une transition en douceur vers le « business as usual ».

Cet article reflète ma pratique concrète de gestion de crise au sein d’une Task Force spéciale agissant sur des projets complexes et à grande échelle pour de grandes entreprises multinationales. Cet article a été préparé à des fins d’information uniquement, et ne doit pas être considéré comme une offre ou une recommandation personnelle.

Je suis certifié au niveau international en matière de gestion de projets complexes, de risques associés et de gestion de portefeuille. Dans la pratique, j’applique une méthodologie unique adaptée à la situation particulière de l’entreprise que j’assiste temporairement. Je suis souvent demandée à intervenir auprès des entreprises en tant que directeur consultatif, ou en assumant un rôle de mise en œuvre intérimaire au niveau de la direction. Je réalise des projets pour des structures d’entreprise, des tailles et des secteurs diversifiés. J’ai une bonne expertise dans :

• la mise en place des structures nécessaires à la gestion de projets, de programmes et de portefeuilles,
• la mise en œuvre des processus et des structures de gouvernance adéquats,
• l’amélioration de l’efficacité opérationnelle,
• ou le redressement de projets et de programmes ayant échoué.

Contexte doctrinal. Cette approche de task force s’inscrit dans l’Execution Framework présenté sur Debbaut.Solutions et peut être combinée avec une relecture du modèle de changement en 8 étapes de Kotter, sous contraintes de gouvernance.