Dernière mise à jour le 16 février 2023 à 18:10

Cette publication de presque 10 000 mots et plus de 60 pages a été crée suite à une question dans notre série « Minute Consulting ». Le sujet étant très complexe, nous avons choisi de faire une première édition sous la forme d’un dossier business publié sous la forme d’un eBook, directement accessible via votre espace client, et aussi en format imprimé broché.

Vous pouvez retrouver cette publication en suivant le lien suivant: Les éléments essentiels pour la création d’un plan de continuité efficace pendant les situations de crise: Dossier Gestion Opérationnelle et Listes Pratiques pour les 50 premiers jours de crise, Elena Debbaut, en vente chez votre libraire, ou en ligne sur notre site web à un tarif préférentiel.

Cet ouvrage passe en revue les éléments essentiels pour la création d’un plan de continuité efficace pendant les situations de crise. Le dossier pour la gestion opérationnelle présente quelques aspects d’ordre général sur la perception et la réalité du terrain avant et pendant une situation de crise.

Les listes et les récapitulatifs concrets apportent un soutien très utile pendant l’analyse préliminaire d’un plan de continuité des activités, et aussi pendant les premiers 50 jours de gestion pendant la crise.

Il s’agit de quelques observations qui peuvent s’appliquer à un grand nombre d’entreprises et domaines d’activités. Les conseils pratiques contenus dans cet ouvrage permettent aux entreprises de s’adapter et créer une stratégie qui convient aux nouvelles exigences et le nouveau contexte d’affaires. Les conseils pratiques sont tirés des observations sur le terrain avec divers types d’entreprises, et permettent de réduire les risques opérationnels pendant une situation de crise.

La gestion de crise en une question et une réponse courte

Question:

Quelles sont les étapes principales pour créer un plan de continuité qui fonctionne efficacement en situation de crise ?

Réponse:

Pendant la période de crise liée à la pandémie du COVID-19 nombreuses ont été les entreprises ayant subi d’énormes

Préambule

Pour commencer, et avant toute situation de crise, je recommande de

A. Alignement stratégique

Alignez votre équipe de direction à la stratégie de gestion de crise, et

Introduction sur la méthodologie axée sur une intervention de type Task Force

Dans les chapitres suivant de cette publication à niveau avancé, je vais présenter maintenant ma pratique du terrain et les étapes essentielles qui peuvent aider tous type d’entreprise à mieux formuler son plan de continuité d’activités. Un tel plan contribuera à créer une résilience de l’entreprise pendant les périodes de crise et un rebondissement réussi pour après la perturbation opérationnelle et stratégique.

La création d’un plan de continuité d’activité efficace demande non seulement du temps et de l’argent, mais aussi beaucoup d’expérience opérationnelle et surtout, une

I. Les étapes principales pour la création de votre plan de continuité

Le plan de continuité des activités (PCA) est une méthode opérationnelle qui permet d’anticiper les risques d’affaires et de rapidement réagir en situation de crise. Ce plan permet de s’assurer que la majorité des collaborateurs sur les fonctions critiques et les actifs le plus importants sont protégés, et que les opérations courantes de l’entreprise peuvent continuer sans interruption significative en situation de crise.

Voici maintenant les étapes principales pour la création de votre plan de continuité.

II. Listes généralistes de vérification pour le plan de continuité des activités

Un plan de gestion de la continuité des activités bien planifié sur le plan

1. Pour la constitution de l’équipe pour la gestion de crise, ou l’externalisation à une équipe expérimentée

Selon le contexte de votre entreprise, l’équipe chargée de la continuité des activités met en œuvre et exécute le plan de continuité des activités. L’équipe détermine les événements potentiels auxquels elle doit se préparer. Dans une majorité des situations et entreprises, les équipes de gestion de la continuité des activités peuvent intégrer les rôles suivants dans le cadre du Comité de Pilotage pendant une Situation de Crise:

2. Pour l’analyse d’impact sur les affaires

Une analyse d’impact sur les activités (BIA – business impact analysis) soutient l’ensemble des

III. Actions à faire pendant les premiers 50 jours de crise

Les approches traditionnelles de réponse à une situation de crise ne sont pas toujours suffisantes. Compte tenu de la hyper compétition mondialisée, alors les entreprises doivent prévoir une réaction plus rapide, expérimentée, voire même agir de manière agressive pour protéger leurs intérêts et s’adapter aux nouveaux besoins du marché.

Une situation de crise change une entreprise. Sur le moment,

Le chapitre suivant vous présente les actions concrètes à faire pendant les premiers 50 jours et permettant d’augmenter les chances de succès et survie opérationnelle et stratégique de l’entreprise.

III. 1. Adapter la vision stratégique aux nouvelles conditions

Une situation de crise

Les points principaux de ces quelques lignes généralistes qui suivent peuvent vous aider à concevoir un plan de continuité qui suit la ligne stratégique de l’entreprise, mais qui en même temps, s’adapte aux nouvelles tendances du marché.

1. Pire scénario

En situation de crise,

III. 2. Intervenir sur les aspects opérationnels

Les gestionnaires de crise peuvent prendre plusieurs actions permettant d’atténuer l’impact d’une perturbation et la stabilisation permettant d’établir les nouvelles bases stratégiques et opérationnelles. Il faudra donc impérativement élaborer des plans opérationnels d’urgence pour tous les aspects de l’entreprise. Les axes d’intervention couvrent les domaines suivants:

III. 3. Le programme d’actions concrètes pendant les 50 premiers jours de gestion crise

Après avoir fait une réflexion stratégique et opérationnelle selon les lignes décrites dans les chapitres précédents, il faudra établir un programme d’actions concrètes pour une période qui couvre, au minimum, les 50 premiers jours de gestion de crise. Ce programme est réparti en plusieurs étapes, et qui sont expliquées ci-après.

1. Lancement du programme: les premiers 1 à 3 jours de crise

2. La première semaine: établir les lignes d’action et résoudre les priorités immédiates

3. Défense proactive contre les baisses de revenus: déjà en fin de la première semaine

Une équipe de gestion de crise devra toujours prévoir et

III. 4. Actions en continu pendant la gestion de crise

La stratégie d’entreprise doit ressortir renforcée après une telle période, et doit se concentrer sur

III. 5. Autres considérations sur le plan de continuité des activités

Les risques sont bien réels qu’une entreprise soit confrontée à une situation à haut risque. Par exemple, pendant

1. La réduction des coûts et des risques liés à un plan de continuité

Les budgets d’une entreprise sont déjà réduits en situation normale. Si vous ajoutez le stress financier en période de crise, et aussi le stress des ressources humaines, alors le résultat négatif aura plus d’impact. Pendant une situation de crise, les entreprises doivent

2. Externalisation avec équipes externes Task Force: le meilleur de deux mondes

L’externalisation des opérations d’entreprise implique la sous-traitance de la gestion de certaines tâches à un tiers externe, et qui les exécute en dehors de la gestion courante de l’entreprise. En même temps, l’externalisation des processus est au contraire, intégrée dans les opérations courantes de l’entreprise. Les entreprises choisissent d’externaliser lorsqu’elles décident qu’une autre organisation, plus spécialisée, peut gérer un ensemble de tâches de manière plus efficace qu’en faisant appel aux ressources interne.

La question principale est de savoir quels processus de gestion de crise peuvent ou doivent être externalisés.

3. Le besoin actuel d’externalisation à une équipe Task Force externe

En période de crise, la première chose que les entreprises doivent faire est d’examiner les

IV. Continuité des activités et reprise des activités après une situation de crise

La continuité des activités et la reprise des activités après une situation de crise sont deux événements perçus comme similaires, mais en pratique, sont différents, ne serait-ce que par rapport à l’approche stratégique. La continuité des activités et la reprise après sinistre sont

V. Quelques conclusions pratiques

Il va de soi que la combinaison de diverses

Un récapitulatif d’actions selon la situation de crise

Le tableau suivant résume quelques exemples d’actions selon la situation de crise. Il est à noter que

Les équipes idéales pour la gestion de crise

Une gestion de crise peut se faire avec des équipes entièrement internes, ou par une équipe Task Force externe. Les deux solutions sont des décisions hautement

Comment le cabinet de conseil Debbaut.Solutions peut vous aider avec votre gestion de crise

Il existe plusieurs moyens d’interventions avec le cabinet de conseils Elena Debbaut, et que cela soit pendant une situation de crise, ou de manière préventive, ou même post-crise.

Ateliers et workshops pratiques avec l’équipe de direction

• Cela peut passer par le partage des perspectives macro-économiques qui peuvent impacter l’entreprise ou son secteur d’activités, voire même sa zone géographique.
• Un alignement stratégique des opérations selon l’ampleur des perturbations passées, présentes ou futures, et s’aligner sur l’ampleur des perturbations à venir.
• Partage des meilleures pratiques et stratégies opérationnelles ayant fait leurs preuves sur le terrain.

Établir un plan de continuité efficace et des actions précises

• Examiner en profondeur les domaines, les unités d’affaires et les aspects les plus critiques pendant une situation de crise, avec le développement d’un plan d’action détaillé avec étapes et points de contrôle précis.
• Organisation de la structure d’entreprise selon un modèle rapidement opérationnel pendant une situation de crise (Task Force, plan de continuité des activités, stratégie de gestion de crise)
• Sélection de l’équipe pour alignement stratégique et opérationnel efficace pendant une situation de crise
• Création d’une chaîne de commande pour faciliter la prise de décision en situation de crise, les responsabilités, les droits de décision et le flux de travail au niveau de la direction, les équipes opérationnelles, et le conseil d’administration. Cela peut passer par l’établissement d’un rythme de travail temporaire en complément de la stratégie opérationnelle déjà existante, ou par une équipe spécialisée dans la gestion de crise.

Modélisation de scénarios de crise et tests

• Analyse préalable ou analyse pendant une situation de crise de divers scénarios de crise comme arrêt immédiat de certaines opérations ou sites de production, ou prise de risques avec le lancement de nouveaux produits et services.
• Implémentation d’un outil de suivi pour les signaux préalables de crise, suivi de tests de stress et impact financier probable comme l’analyse de scénarios d’affaires sur les revenus et les liquidités.
• Prévision des scénarios aggravants sur la gestion des opérations courantes.
• Analyse sur les possibilités de croissance organique pendant une situation de crise ou très rapidement à sa sortie, ainsi que les plans de redressement stratégique et opérationnels, avec une prédiction du futur comportement des clients.

• Contributeur

Elena Debbaut

Partenaire – Restructuration Opérationnelle

https://elena.debbaut.solutions/

ed@consultingteam.solutions

Amélioration rapide du potentiel de votre entreprise grâce à une expertise polyvalente et robuste combinée à plus de 25 ans de pratiques commerciales durables.

Interventions comme expert opérationnel dans le cadre des mandats comme le redressement des entreprises en difficulté, la restructuration opérationnelle, l’amélioration de la performance, la transformation numérique, le désinvestissement.

Industries et secteurs:
• biens et services de consommation B2B2C
• services et technologies de l’information
• marketing traditionnel et numérique
• médias et publicité
• fabrication produits alimentaires
• industrie lourde

Basée en Suisse depuis 2001. Langues: Français, Roumain, Anglais.

Interventions en tant que directeur stratégique consultatif pour les transformations et améliorations des entreprises – niveau corporate ou en assumant un rôle intérimaire CEO Ad Interim – Directeur Intérim Marketing CMO – Directeur Interim IT/CTO – Directeur Intérim Opérations COO – Directeur PMO gestion de projets au niveau de l’implémentation pratique sur le terrain.

En fonction des missions et de manière ponctuelle, interventions comme consultant spécialisé en stratégie marketing mix tout canal, le marketing digital, ainsi que le marketing social médias.